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Die SAP-Präferenzseite ermöglicht die Einstellung verschiedene Parameter, um mit dem SAP-System zu kommunizieren.
Auf dem Reiter "Verbindung" werden die Verbindungsdaten zum SAP-System eingetragen. Es handelt sich um die gleichen Daten, die auch beim Verbindungsaufbau mittels SAP-GUI erforderlich sind. Mit dem Button "Verbindung testen" kann die Gültigkeit der Verbindungsdaten festgestellt werden, indem eine Verbindung zum SAP-System aufgebaut wird.
Der Export von Adressen an SAP Debitor sowie SAP Kreditor erfolgt durch Unterstützung von speziellen BAPIs, die auf der SAP-Seite installiert werden müssen. Die aktuellste Version dieser BAPIs kann über den Button "Download BAPI Debitor" des Reiters "Debitor" bzw. auf den entsprechenden Button auf dem Reiter "Kreditor" bezogen werden. Eine Einbindung der BAPIs auf der SAP-Seite wird unter BAPI Installation beschrieben. Falls die Debitor- bzw. Kreditor-BAPIs anders als vorgegeben benannt werden, kann der neue Name im Textfeld "BAPI-Name" eingetragen werden. Mit dem Button "Verfügbarkeitstest" kann geprüft werden, ob der jeweilige BAPI im SAP-Zielsystem vorhanden ist.
Mit der Checkbox "Zentrale Adressverwaltung" kann festgelegt werden, ob das SAP-System mit Zentrale Adressverwaltung (ZAV) Kunden- sowie Lieferantenstamm läuft. Diese Option existiert ab SAP Release 4.5A und ermöglicht eine vereinheitlichte Pflege von Adressen. Siehe SAP-Hilfe Kundenstamm und Lieferantenstamm: Zentrale Adressverwaltung.
Die Reiter "Erstellung Kreditor" und "Erstellung Debitor" sind ähnlich aufgebaut. Auf beiden kann festgelegt werden, welche Kontogruppe jeweils für Debitor oder Kreditor voreingestellt und welche Dialoge während des Exports erscheinen. Stellvertretend wird hier der Kreditor-Reiter beschrieben.
Beim Export von Kreditoren und Debitoren sind Kontengruppen erforderlich unter denen die jeweiligen Daten angelegt werden, wobei die Kreditoren- und Debitoren-Kontengruppen unterschiedlich sind. Um den Export schneller zu gestalten, kann vorab gewählt werden, welche Kontogruppe jeweils voreingestellt wird. Beim ersten Aufruf des Präferenzdialoges werden die Kontengruppen nicht vom SAP-System geladen, dies geschieht über den Button "Kontengruppen einlesen". In der Auswahlbox kann nun festgelegt werden, welche Kontogruppe voreingestellt wird. Unterhalb der Auswahlbox gibt es eine CheckBox, die festlegt, ob der Kontengruppen-Auswahldialog auch während des Exports erscheint.
Die CheckBox "Zeige Editdialog" aktiviert den Editdialog, der während des Exports angezeigt wird und in dem nochmal alle Adressinformationen tabellarisch aufgelistet werden, bevor diese an das SAP-System geschickt werden.
Die CheckBox "Zeige Ergebnisprotokoll" aktiviert den Protokolldialog, der am Ende des Exports angezeigt wird und das Protokoll des Exports beinhaltet.
Nach dem Start des SAP-Exports wird ein EditDialog angezeigt, in dem nochmal alle Export-Daten aufgelistet werden, bevor diese an das SAP-System geschickt werden. Der Benutzer kann hier alle Daten einsehen und gegebenenfalls durch Mausklick auf die jeweiligen Zeilen editieren.
Die Exportdaten von Kreditoren und Debitoren werden unter einer bestimmten SAP-Kontogruppe abgelegt. Diese Kontogruppe kann unter SAP-Präferenzen voreingestellt werden oder während des Exports festgelegt werden. Wurde unter den SAP-Präferenzen eingestellt, dass der SAP-Kontengruppen-Dialog während des Exports angezeigt wird, kann der Benutzer die Kontogruppe aus einem Dialog auswählen.
Die Kontogruppe hat Einfluss auf die Nummernvergabe des Datensatzes, der aus den Exportdaten im SAP angelegt wird. SAP unterscheidet zwischen der internen Nummernvergabe durch einen Nummernkreis oder der externen Nummernvergabe durch den Benutzer. Je nachdem welche Kontogruppe gewählt wurde, erscheint ein Dialog zur Vergabe einer Datensatznummer, hier Kreditornummer bzw. Debitornummer.
Nach Abschluss der Transaktion wird ein Exportprotokoll angezeigt, in dem die Exportdaten zusammengefasst angezeigt werden.
