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XGrabber kann mittels HotKeys gesteuert werden. Die HotKeys werden dabei den verschiedenen Anwendungen zugeordnet. Sind die HotKeys aktiviert, kann der Benutzer einen markierten Text mittels der Tastaturkombination des HotKeys an den XGrabber senden. Der im Hintergrund laufende XGrabber wird aktiviert und analysiert den markierten Text.
Die HotKeys bestehen aus einem Modifier (STRG-Taste oder WIN-Taste) und einem Key. Sie werden betätigt, indem zuerst der Key und dann gleichzeitig der Modifier gedrückt wird. Die HotKeys der jeweiligen Anwendungen werden durch Mausklick in die Tabellenzeile der Anwendung modifziert. Beim Klick in die Spalte Key oder Modifier erscheint eine Auswahlbox, in der der jeweilige Key oder Modifier ausgewählt werden kann. Der HotKey wird durch Klick auf die CheckBox am Anfang der Zeile aktiviert bzw. deaktiviert.
Bei aktiviertem Capture wird der markierte Text an den XGrabber gesendet,
wenn der Benutzer das TrayIcon 
mit der linken Maustaste anklickt.
Capture kann auch über den TrayIcon-Dialog aktiviert bzw. deaktiviert werden. Der
TrayIcon-Dialog wird aufgerufen, indem mit der rechten Maustaste auf das TrayIcon
geklickt wird.
Ist die CheckBox "Export sofort durchführen" aktiviert, wird der markierte Text beim HotKey sofort an die jeweilige Anwendung geschickt. Beim Capture wird der Text an die Anwendung geschickt, die beim XGrabber in der Auswahlbox zuletzt ausgewählt wurde.
